QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Ý thức về vấn đề quản trị thời gian

- Tại sao cần phải quản trị thời gian? Câu trả lời đúng đắn và phù hợp với từng các nhân khác nhau mới là một gợi ý tốt về việc cần làm gì để quản lý thời gian. Không phải vì là doanh nhân nên mới cần tới kỹ năng này, và cũng không có phương pháp nào là tốt nhất dành cho mọi doanh nhân để quản trị tốt thời gian. Khi  có quá nhiều việc và bạn cảm thấy không chắc chắn là mình có thể làm tốt tất cả mọi thứ, bấy giờ mới nhận ra tầm quan trọng của việc quản trị thời gian. Hay khi quá áp lực với công việc và bạn đổ lỗi cho rằng mình chưa biết quản lý tốt thời gian nên mới xảy ra như vậy? Nếu câu trả lời là như vậy thì việc bạn trở lên thụ động trong vấn đề quản lý thời gian sẽ không thể đem lại kết quả lâu dài. Bạn nghe ngóng được đâu đó về cách quản lý thời gian hiệu quả và thử một vài giải pháp, nhưng sẽ không đủ kiên trì để thực hiện những thứ giáo điều máy móc và không thực tế với từng hoàn cảnh cá nhân như thế. Không có phương pháp quản lý thời gian tốt nhất dành cho mọi người. Mỗi người sẽ phải cá nhân hóa phương pháp quản trị thời gian phù hợp cho riêng mình.

- Quản trị hay quản lý theo cách hiểu thì đều có tính khoa học và tính nghệ thuật. Chính vì gắn với khái niệm đó mà nhiều khi việc quản lý thời gian được nhìn nhận mang tính học thuật và khô khan. Mà thực tế thì không nên quá nguyên tắc hay giáo điều với một vấn đề thiên về kỹ năng sống như việc sử dụng thời gian. Nếu nói quản trị thời gian thì nên nghĩ thiên về tính nghệ thuật của việc này hơn là cố áp đặt những nguyên tắc giáo điều. Nghệ thuật bởi kỹ năng này phải là sự sáng tạo của chính mỗi cá nhân dành cho họ. Chính vì thế mà thay vì gọi với cái tên như quản trị hay quản lý thời gian mà hãy gọi vào thẳng bản chất của vấn đề: Thói quen sử dụng thời gian hiệu quả, từ “thói quen” cũng đã nói lên được tính cá nhân trong việc lựa chọn cho mỗi người phương pháp sử dụng hiệu quả nhất thời gian của mình.

- Quản trị thời gian hiểu rộng ra cũng là quản trị cuộc đời, quản trị thời gian hiệu quả khi nó chính là quản trị cuộc đời, nghĩa là không phải chỉ là bạn làm việc tốt ngày hôm nay, bạn sử dụng tốt 24h của hôm nay, mà phải ý thức được rằng những điều đó đang đưa tới cái đích cuối cùng trên con đường mà bạn đã chọn. Hãy nghĩ tới những giá trị mà bạn muốn vươn tới và cụ thể hóa nó bằng những công việc mà bạn tin tưởng sẽ cho bạn những kỹ năng thích hợp.

Một số định nghĩa mới mẻ liên quan tới vấn đề sử dụng thời gian hiệu quả

- “Khoảng trắng” – Tác giả Jim Collins gọi đó là sự tiên quyết cho những tư suy sáng tạo và mới mẻ. Đó chính thời gian ông không có lịch biểu làm việc vì vậy ông có thể thả lỏng đầu óc, giống như việc một cái bình cũ được đổ đầy rượu mới. Nó không đơn giản là những giây phút nghỉ ngơi mà là khoảng thời gian đầu óc được tự do suy nghĩ về những điều mới mẻ, theo cách đầy cảm hứng. Jim Collins còn dự định sử dụng 100 ngày trong năm tới trong “khoảng trắng”.

- “Thời gian không tạo thêm giá trị - non value-added time” – khi chúng ta quá mải mê và bận dộn với cả núi công việc, dự từ cuộc họp này tới cuộc họp khác và dự lại những cuộc họp tương tự vào tháng sau hoặc năm sau, bạn quen với sự gấp gáp đó và nghĩ rằng thời gian biểu tốt nhất nên như thế. Khi đó, ý thức về sự sáng tạo và đổi mới trở lên khan hiếm, chính vì thế không có giá trị mới nào được tạo ra.

Sử dụng thời gian như thế nào là hiệu quả?

Không có một hướng dẫn nào là đầy đủ và thích hợp nhất với từng cá nhân, xây dựng thói quen sử dụng thời gian hiệu quả phải xuất phát từ chính sự tự ý thức của mỗi người. Quan niệm về việc sử dụng thời gian như thế nào là hiệu quả chỉ là những gợi ý để nhận ra bạn có đang sử dụng tốt thời gian của mình hay không và nên điều chỉnh ở chỗ nào:

- Nếu có thể chia cuộc sống vào những khối khác nhau, bạn dành tỷ lệ thời gian cho mỗi khối là bao nhiêu? Jim Collins chia cuộc sống của mình thành 3 khối: 50% thời gian sáng tạo, 30% thời gian giảng dạy và 20% thời gian làm các việc khác ("những việc tình cờ, bất ngờ nhưng cần phải làm"). Điều này sẽ giúp bạn biết bạn đang thực sự quan tâm vào điều gì, ưu tiên cho điều gì và cũng nhắc nhở bạn cần nhanh chóng xử lý những việc không mấy quan trọng để không lấn sang thời gian dành cho những việc quan trọng hơn.

- Luôn dành thời gian cho sáng tạo, đó là lúc bạn thăng hoa và tạo ra giá trị mới.

- Thời điểm nào bạn làm việc tốt hơn – hãy dành cho những công việc quan trọng cần sự tập trung cao. Ưu tiên thời gian cho những công việc cần làm gấp và giải quyết các công việc vun vặt bất cứ khi nào có thể. Là một tác giả của sách bán chạy nhất, Jim Collins cần tập trung cho công việc viết lách của mình, ông sắp xếp: "Tôi dành thời gian từ 8 giờ sáng đến trưa để suy nghĩ, đọc và viết". Khi đó ông ngắt tất cả các thiết bị điện tử, ngắt kết nối mạng để có được tư duy tập trung nhất.

- Luôn cho mình được lựa chọn, bạn không nhất thiết phải làm tất cả, bạn không cần  phải gặp mặt tất cả khách hàng, không cần lắng nghe mọi cuộc điện thoại nếu tốt hơn là bạn gọi lại vào thời điểm thích hợp, không cần phải trả lời tất cả email ngay lập tức, hãy cho mình lựa chọn tốt nhất.

- Không nhất thiết phải xem lại tất cả công việc, nhưng vào một thời điểm không căng thẳng lắm hãy kiểm tra và tổng kết lại, đó như việc nhắc lại vấn đề xảy ra lần thứ hai để giúp bạn ghi nhớ tốt hơn và giải quyết công việc triệt để hơn.

- Không đánh cắp thời gian của chính bạn. Bạn có thể làm việc quá giờ nhưng phải luôn ý thức được tác hại của nó để không biến nó thành thói quen. Hàng ngày, luôn dành thời gian để chơi thể thao và thư giãn.

- Cố gắng kết thúc công việc, không để công việc dở dang.

- Hãy luôn gọn gàng, “Gọn gàng, ngăn nắp trong cuộc sống thì có thể bành trướng và sáng tạo trong công việc” - Gustave Flaubert, tiểu thuyết gia người Pháp từng nói.

NGUYỄN VĂN TIẾN, 24-07-2012